Учешће и тема се пријављују на електронску адресу: академац21000гмаил.цом до 20. јуна. Пет дана касније потенцијални учесници ће добити обавештење о томе да ли им је тема прихваћена или не. Рок за предају сажетка рада је 30. јул, а за пријаву комплетног рада 27. август.
По пропозицијама, конференцијски рад може имати највише три аутора, односно коаутора. Сваки аутор може учествовати с највише два рада. Језик за писање радова је српски, уз обавезан апстракт на енглеском, а котизација за учешће на конференцији није предвиђена. Сви радови биће у ПДФ формату и штампани пре конференције у Зборнику радова.
Намера организатора је да се кроз излагања учесника и радове укаже на могућност да културна баштина буде туристички вреднована и одржива. Како се наводи, за Сремске Карловце такви скупови значе снажнију промоцију вредне баштине и привлачење још више посетилаца. Нарочито ће се сугерисати однос медија и културне баштине, како материјалне, тако и нематеријалне, с обзиром на недовољну заступљеност таквих тема у медијима, али и све значајнијих активности које Република Србија предузима на упису националне баштине на репрезентативну листу УНЕСКО-а.